Arkivplan er kommunens viktigste hjelpemiddel for å holde oversikt over arkivregler, arkivenes organiser og innhold og hvor arkivmaterialer er plassert.

Formålet med arkivplanen til Engerdal kommune

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Engerdal kommune.

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Engerdal kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Arkivplanen skal vise

• kommunens historikk og organisering
• hva arkivet omfatter, dvs. hva slags papirbasert og elektronisk materiale som inngår i arkivet og hvilke gjenfinningsmidler som er i bruk og har vært i bruk
• hvordan arkivet er organisert, dvs. hvordan arkivmaterialet er ordnet og strukturert og hvordan det er oppstilt
• hvilke instrukser og regler som gjelder for arkivarbeidet, dvs. en oversikt over gjeldende lov- og regelverk samt interne instrukser
• dokumentasjon for elektroniske register og databaser

Hensikten med arkivplanen er at den skal være et viktig internt arbeidsredskap.

Adrkivlederen har arkivansvaret

I kommunen er det kommunedirektøren som har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskriften § 1-1).

Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunenes arkivtjeneste og utarbeider virksomhetsplaner for denne.

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

• en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
• det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
• en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon
• kommunale enheter blir lagt ned eller oppretta
• det blir oppretta eller lagt ned styre eller utvalg
• det blir gjort vesentlige endringer i kommunen sitt delegeringsreglement
• kommunale oppgaver blir overførte til virksomheter utenfor kommunen
• årlig gjennomgang, kontroll og justering november

Arkivansvarlig avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

• det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
• det bli tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon

Arkivansvarlig skal ha melding om alle endringer med mulige følger for arkivet i god tid før de blir satt i verk, og har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet.

Oppdatering av planen skal gjennomføres årlig av arkivleder.