Mottak, sortering og registrering

Postmottak

Kommunen har ett felles postmottak, lokalisert til Kommunehuset Enger  Postmottak@engerdal.kommune.no  Med post menes dokumenter uavhengig av forsendelsesmåte. (e- post, fax. osv.) Postmottak henter ut post som er kommet på faks og har ansvar for at e-post sent til postmottaket blir journalført.

Inngående post skal leveres til arkivtjenesten, som er ansvarlig for postbehandling av all post.

Elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post. De skal derfor vurderes etter de samme kravene til et saksdokument som vanlig post.

Mottak av e-post

Engerdal kommune har ett sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendes til. Som for all annen post er det arkivtjenesten som åpner posten og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Når saksbehandleren mottar e-post direkte (utenom det sentrale e-postmottaket), plikter saksbehandleren å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Er saksbehandleren i tvil, må arkivtjenesten kontaktes. Dersom dokumentet er arkivverdig, må e-posten straks videresendes til arkivtjenesten for registrering.

 Personlig adressert post

Personlig adressert post, dvs. når personnavn er nevnt før navnet til den kommunale enheten, skal det leveres uåpnet til rette vedkommende. Medarbeidere som mottar personlig adressert post som viser seg å være til organet, skal straks levere denne til arkivtjenesten for registrering. Denne regelen er medieuavhengig og gjelder også for telefaks og elektronisk post. Det kan inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av arkivtjenesten.

Dersom saksbehandler mottar brev som skal journalføres må dette umiddelbart leveres til postmottak for skanning og journalføring.

 Utlegging av postjournal

Postjournalen legges ut påfølgende arbeidsdag. Se avsnitt om offentlig journal.

 Sjekking mot datavirus

Alle vedlegg til e-post skal sjekkes mot datavirus før det tas i bruk. Dette skjer automatisk i ASP sentralen.

Post i fagsystemene

Post som skal registreres i fagsystemene skal leveres eventuelt uåpnet til de enkelte virksomheter.

Åpning / sortering

Ved åpning av posten kontrolleres at alt er tatt ut av konvolutten.

Grovsortering

Posten skal åpnes av arkivtjenesten. Etter at posten er åpnet, skal posten deles i ikke arkivverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Klientpost til fagsystemene skilles ut og hentes for registrering i fagsystemene.

Som arkivverdig post stilles følgende krav: det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §§ 2 og 3, det må være gjenstand for saksbehandling, og det må ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring. Jfr. arkivloven med forskrifter § 2a -b § 3-20

Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post. Jfr. arkivloven med forskrifter §3-19

Informasjonsposten er ikke arkivverdig materiale og skal derfor ikke arkiveres. Informasjonspost skal etter eventuell sirkulasjon plasseres i ringpermer eller kassetter.

Regninger, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring.

Feiladressert post

Omadresseres og returneres uåpnet til avsender eller postverket.

Anbud

Konvolutt datostemples og legges uåpnet i safe, eventuelt til saksbehandler. Anbudet skal registreres ved åpning.

 Konvolutten skal stemples med mottatt dato og klokkeslettet.

Graderte dokumenter og dokumenter med tilgangskoder

Behandles i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.

Rekommandert sending

Kommunen henter/bringer rekommandert sending.

Saksbehandler eller arkivpersonell kvitterer for mottak.

Rekommandert sending blir deretter underlagt ordinær postbehandling.

Verdipost åpnes av to ansatte i fellesskap. Sjekker og bankremisser krysses dersom det ikke er gjort av avsender. Verdipost føres i verdipostbok og kvitteres av de som åpner posten. Verdipost fordeles til økonomiavdelingen som kvitterer for mottak i verdipostboka.

Personlig post

Skill ut personlig post, og legg uåpnet i posthyllene til mottakerne.

Med personlig post menes brev hvor mottakers navn er angitt før Engerdal kommune uten angivelse av tittel.

Post adressert til Engerdal kommune, eventuelt med virksomhetens navn påført foran personnavn, åpnes.

Saksdokumenter til fagsystem

Saksdokumenter som inngår i fagsystem åpnes og fordeles virksomheten som har ansvar for registrering i fagsystem.

Rundskriv og kommunal informasjon

Om nødvendig sendes mottatte rundskriv på sirkulasjon uten journalføring.

Rundskriv som fører til saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi i en eller flere saker skal returneres til arkivet for registrering og skanning.

Møteinnkallinger, - referater og – protokoller

Møtedokumenter fra eksterne styrer, råd og utvalg skal ikke journalføres, men datostemples og legges til mottaker. Med eksterne utvalg menes politisk- og administrativt oppnevnte utvalg hvor Engerdal kommune ikke har sekretariatsansvaret.

Møtedokumenter fra egne politiske utvalg skal ikke journalføres. Registrering av disse fremkommer i modul for utvalgsbehandling.

Møteinnkallinger og – referat fra administrative utvalg, journalføres kun av avsender.