Arkivforskriften § 2-7, første og andre ledd, fastsetter følgende forskrifter for opplysninger i

journalsystemene:

"Innføring i journalen skal skje på ein måte som gjer det mogleg å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjerast utan å røpe opplysningar som er undergitt teieplikt i lov eller medhald av lov, eller som elles kan unntakast frå offentleg innsyn etter §§ 5 eller 6 i offentlegheitslova. Ved registrering av dokument i journalen skal ein føre inn følgjande:

a) journalføringsdato,

b) saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journalar),

c) sendar og/eller mottakar,

d) opplysningar om sak, innhald eller emne,

e) dateringa på dokumentet. I tillegg skal journalen innehalde arkivkode (etter arkivnøkkelen), ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte."

Forskriften fastsetter også at dokumenter som tilhører samme sak, skal i journalen knyttes sammen med felles saksnummer eller annen henvisning.

Alle postjournaler som er i bruk i kommunen skal inneholde de obligatoriske journalopplysningene. Det inkluderer nødvendige opplysninger om eventuelle vedlegg.