Forskrift om offentlige arkiv fastsetter i § 2-6 følgende om plikten til å føre journal:

"Eit offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakene organet opprettar. I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentlegheitslova §§ 2 og 3 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokument, jf. §§ 1-1 - 1-3, registrerer organet i journalen så langt organet finn det tenleg. Innstillingar som nemnde i § 5 tredje ledd i offentlegheitslova skal likevel alltid journalførast. Dokument som skal haldast utanfor arkivet etter § 3-19 i føresegnene her, skal ikkje journalførast."

For organintern sakspost gjelder følgende regler:

• Organintern sakspost skal journalføres når dokumentene inneholder informasjon som må regnes som saksopplysninger. Journalføringen gjøres kun av journalenheten som produserer dokumentet.
• Det skal ikke opprettes en ny sak for uttalelser man gjør i saker som andre enheter er ansvarlige for. Da gis det heller spesialtilgang for den aktuelle saksbehandler.
• Organintern sakspost som går mellom enheter med edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystem skal alltid journalføres av begge enhetene.

Arkivoversikten gir oversikt over de journalene som er i bruk i kommunen.