Innledning

 Formål

 Begrepsbruk

Struktur

 Arkivtjenesten

 Postmottak

Innledning

Formål

Målsettingen med dette dokumentet er å sikre at det innarbeides felles post- og ekspedisjonsrutiner i Engerdal kommune som er i samsvar med lover og forskrifter.
Rutinene skal sikre at saksbehandlingen blir tilstrekkelig dokumentert og arkivert uten unødvendig dobbelarkivering og registrering.
Det er et overordnet mål at dokumentflyten skal skje hurtigst mulig fra postmottak til saksansvarlig og at alle sikres lik og samtidig tilgang til saksdokumenter.
Rutinen skal legge til rette for fullstendig elektronisk dokumentbehandling og fullstendig elektronisk arkivering av saksdokumenter.

Begrepsbruk
Det er viktig å innføre et felles begrepsapparat som er i samsvar med en felles nasjonal terminologi ved bruk av saksbehandlings - og arkivsystemer. Under er det listet opp enkelte sentrale begreper som er omtalt i denne rutinebeskrivelsen.

Sak / saksmappe
Saksbegrepet benyttes til å lenke registrerte saksdokumenter som logisk hører sammen til en felles identitet. I dette dokumentet omtales en saksmappe konsekvent som ”sak”, som igjen vil tilsvare et ”saksnummer” i journalsystemet.
I Forvaltningsloven og Offentlighetsloven er begrepet sak abstrakt og benyttes som ”et spørsmål som er til behandling” på grunnlag av en henvendelse utenfra eller et internt initiativ, dels om behandlingsforløpet.
Hvis man får en henvendelse som gjennom et behandlingsforløp skal føre fram til et enkelt vedtak, er det normalt hensiktsmessig å definere dette som en sak.

Journalpost
Journalpost benyttes til å betegne en journalføring av ett eller flere saksdokumenter som inngår i en felles forsendelse/ekspedisjon.

 
Arkivdel
Arkivdel benyttes til å angi i hvilken arkivserie som en sak er arkivert i. Alle saker som er arkivert i en arkivdel er ordnet etter et felles ordningsprinsipp som for eksempel K-koder, Gårds- og bruksnummer, fødselsnummer eller lignende.
Vil ofte være definert identisk med arkivserie, men behøver ikke være det.

Ordningsprinsipp
Prinsipp for ordning av saker innenfor en arkivdel f. eks arkivnøkkelen K-koder. Ordningsprinsipp med tilhørende verdier kan også benyttes som søkebegrep for å lete frem saker som omhandler samme objekt eller emne.

Ordningsverdi
De verdier som er tillatt benyttet innenfor et ordningsprinsipp f. eks en arkivkode hentet fra arkivnøkkelen K-koder.

Klassering
Klassering foretas ved at det registreres en eller flere ordningsverdier (K-kode, Gårds- og bruksnummer eller lignende) på en sak.

Tilgangskode
Kode som benyttes for å skjerme opplysninger som er unntatt offentlighet eller belagt med taushetsplikt.

Støttearkiv
Arkiv opprettet for vedlegg eller annet arkivverdig materiale som på grunn av dets størrelse og format ikke kan skannes inn i det elektroniske arkivet.
Arkivmaterialet skal avleveres sammen med det elektronisk materiale hvis ikke det er komt inn under kassasjonsregler.
Arkivet skal systematisk bygges opp slik at en lett finner frem til materiale. Det må skannes inn en forside med informasjon om hvor de enkelte vedleggene fysisk skal arkivlegges.

Arkivtjenesten

Struktur

Arkivtjenesten er felles for hele kommuneadministrasjonen med et gjensidig ansvar for journalføring og arkivering av saksdokumenter.
 Saksarkivet består av arkivdelen emnearkiv ordnet etter arkivnøkkel samt utskilte arkivdeler ordnet etter arkivnøkkel eller andre ordningsprinsipp. Det sentrale saksarkivet skal inneholde alle saker som ikke inngår i de arkivdeler som er plassert på avdelingene (fagsystemer)
Arkiv for kommuneskogen - Kommuneskogen er eget foretak Engerdal kommuneskoger KF. Det er ikke tatt standpunkt til hvordan dette skal organiseres. Avklaring på dette vil skje i januar 2004. Plandokumentene vil bli oppdatert etter dette.

Ledelse
Arkivtjenesten er underlagt en felles faglig ledelse som utøves av arkivleder og er administrativt underlagt rådmannen. Arkivleder har myndighet til å instruere den enkelte arkivmedarbeider i arkivfaglige spørsmål.
Arkivleder plikter å sørge for å gjøre alle ansatte kjent med de rutiner som er omtalt i dette dokumentet og skal kontrollere at rutinene følges opp i den daglige saksbehandling.
Ved gjentatte avvik rapporteres det til rådmannen.
Videre skal arkivleder gjøre seg kjent og inneforstått med gjeldende regelverk, delta ved ansettelse av nye arkivmedarbeidere, sørge for tilstrekkelig opplæring av nyansatte og ha ansvar ved gjennomføring av avlevering til arkivdepot.

Lokaler
Arkivlokaler skal tilfredstille de fysiske krav som er gitt i forskrifter til arkivloven, kapittel IV.
Viser også til Arkivplan kapittel 6.0, 6.1, 6.2 og 6.3
 

Postmottak

Mottak, sortering og registrering

Postmottak
Kontor- og informasjonstjenesten henter posten hver dag ca kl 09.00.
Kommunen har ett felles postmottak, lokalisert til Kommunehuset Enger. Med post menes dokumenter uavhengig av forsendelsesmåte. (e- post, fax. osv.) Postmottak henter ut post som er kommet på faks og har ansvar for at e-post sent til postmottaket blir journalført.
Inngående post skal leveres til arkivtjenesten, som er ansvarlig for postbehandling av all post.
Dersom saksdokument som er mottat via telefaks eller e-post blir ettersendt i original, skal originaldokumentet som registreres erstatte eventuelt tidligere innskannet dokument i saksbehandler-systemet.
Telefaks og elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post. De skal derfor vurderes etter de samme kravene til et saksdokument som vanlig post.

Mottak av e-post
Engerdal kommune har ett sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendes til. Som for all annen post er det arkivtjenesten som åpner posten og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Når saksbehandleren mottar e-post direkte (utenom det sentrale e-postmottaket), plikter saksbehandleren å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Er saksbehandleren i tvil, må arkivtjenesten kontaktes. Dersom dokumentet er arkivverdig, må e-posten straks videresendes til arkivtjenesten for registrering.

Personlig adressert post
Personlig adressert post, dvs. når personnavn er nevnt før navnet til den kommunale enheten, skal leveres uåpnet til rette vedkommende. Medarbeidere som mottar personlig adressert post som viser seg å være til organet, skal straks levere denne til arkivtjenesten for registrering. Denne regelen er medieuavhengig og gjelder også for telefaks og elektronisk post. Det kan inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av arkivtjenesten.

Dersom saksbehandler mottar brev som skal journalføres må dette umiddelbart leveres til postmottak for skanning og journalføring.

Utlegging av postjournal
Postjournalen legges ut påfølgende arbeidsdag. Se avsnitt om offentlig journal.

Sjekking mot datavirus
Alle vedlegg til e-post skal sjekkes mot datavirus før det tas i bruk. Dette skjer automatisk i ASP sentralen.

 
Post i fagsystemene
Post som skal registreres i fagsystemene skal leveres eventuelt uåpnet til de enkelte virksomheter.

Åpning / sortering

Ved åpning av posten kontrolleres at alt er tatt ut av konvolutten.

Grovsortering

Posten skal åpnes av arkivtjenesten. Etter at posten er åpnet, skal posten deles i ikke arkivverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Klientpost til fagsystemene skilles ut og hentes for registrering i fagsystemene.

Som arkivverdig post stilles følgende krav: det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §§ 2 og 3, det må være gjenstand for saksbehandling, og det må ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring. Jfr. arkivloven med forskrifter § 2a -b § 3-20

Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post. Jfr. arkivloven med forskrifter §3-19

Informasjonsposten er ikke arkivverdig materiale og skal derfor ikke arkiveres. Informasjonspost skal etter eventuell sirkulasjon plasseres i ringpermer eller kassetter.
 
Regninger, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring.

Feiladressert post
Omadresseres og returneres uåpnet til avsender eller postverket.

Anbud
Konvolutt datostemples og legges uåpnet i safe, eventuelt til saksbehandler. Anbudet skal registreres ved åpning.
Konvolutten skal stemples med mottatt dato og klokkeslettet.

Graderte dokumenter og dokumenter med tilgangskoder
Behandles i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.

Rekommandert sending
Kommunen henter/bringer rekommandert sending.
Saksbehandler eller arkivpersonell kvitterer for mottak.
Rekommandert sending blir deretter underlagt ordinær postbehandling.
Verdipost åpnes av to ansatte i fellesskap. Sjekker og bankremisser krysses dersom det ikke er gjort av avsender. Verdipost føres i verdipostbok og kvitteres av de som åpner posten. Verdipost fordeles til økonomiavdelingen som kvitterer for mottak i verdipostboka.

Personlig post
Skill ut personlig post, og legg uåpnet i posthyllene til mottakerne.
Med personlig post menes brev hvor mottakers navn er angitt før Engerdal kommune uten angivelse av tittel.
Post adressert til Engerdal kommune, eventuelt med virksomhetens navn påført foran personnavn, åpnes.

Saksdokumenter til fagsystem
Saksdokumenter som inngår i fagsystem åpnes og fordeles virksomheten som har ansvar for registrering i fagsystem.
Dette gjelder f. eks søknad om sosialhjelp.

Rundskriv og kommunal informasjon
Om nødvendig sendes mottatte rundskriv på sirkulasjon uten journalføring.
Rundskriv som fører til saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi i en eller flere saker skal returneres til arkivet for registrering og skanning.

Møteinnkallinger, - referater og – protokoller
Møtedokumenter fra eksterne styrer, råd og utvalg skal ikke journalføres, men datostemples og legges til mottaker. Med eksterne utvalg menes politisk- og administrativt oppnevnte utvalg hvor Engerdal kommune ikke har sekretariatsansvaret.
Møtedokumenter fra egne politiske utvalg skal ikke journalføres. Registrering av disse fremkommer i modul for utvalgsbehandling.
Møteinnkallinger og – referat fra administrative utvalg, journalføres kun av avsender.

Skanning av saksdokumenter
Saksdokumenter som er mottatt på papir skannes for å gi alle brukere samtidig tilgang til informasjon.
I Ephorte skannes og lagres dokumenter med vedlegg. Dette gjør at saksdokumenter umiddelbart arkiveres og sjekkes inn i Ephortes elektroniske dokumentarkiv.
Plasser skillearkene i dokumentbunken som skal skannes. Det er eget skilleark som skal plasseres mellom hoveddokument og vedlegg
Søk frem og stå i saken dokumentet skal skannes til
Velg Verktøy | Skanning | Bunkeskanning
Legg papirbunken i skanneren og trykk Ok
Kvitter med Ok når skanningen er utført
Tittelen for hoveddokumenter er sammensatt av dato og klokkeslett for innskanning, frasen "Innskannet dokument" og en fortløpende teller.
Tittel på vedlegg er sammensatt av dato og klokkeslett for innskanning, frasen "Innskannet dokument, vedlegg" og en fortløpende teller som samsvarer med hoveddokumentet som vedlegget tilhører.
Neste trinn er å registrere opplysninger som skal danne grunnlag for selve journalføringen av de skannede dokumentene.

Kontroller følgende:
- at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
- at alle sider er kommet med på hvert dokument
- at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte
opplysninger

Papirdokumenter som er av et format som gjør at det ikke er hensiktsmessig å skanne, kan fordeles direkte til ansvarlig saksbehandler. Disse dokumentene skal påføres referanse der de skal arkiveres (støttearkiv)

Følgende regel gjelder etter overgangsperioden, når systemet har vist seg å fungere: Hver første mandag i måneden, etter at arkivtjenesten har fått beskjed at umånedsbackup’en var vellykket, smakuleres dokumentene i kommunens makuleringsmaskin.

Registrering/Journalføring

I journalen føres all sakspost – både den som er offentlig og den som er unntatt offentlighet. Derfor skal journalen kun være tilgjengelig for autoriserte brukere. Det gjelder uansett om det er en papirbasert eller en elektronisk journal.
Arkivtjenesten skal undersøke om det inngående saksdokumentet tilhører en eksisterende sak eller om det skal opprettes ny sak.
Ved behov opprettes ny sak i den elektroniske journalen.
Nye saker klasseres med primær ordningsverdi (K-kode, foretaksnummer, gårds.- og bruksnummer osv.) og legges i korrekt arkivdel.

Arkivverdige post som er skannet inn blir journalført av arkivtjenesten. Følgende opplysninger registreres:
Dokumenttype, journalføringsdato, sender/mottaker, sakstittel/dokumentittel og datering på dokumentet jfr. Arkivloven med forskrifter §2-7
Arkivtjensten skal påføre administrativ virksomhet og saksbehandler så langt de har kjennskap til denne for å sikre hurtig fordeling av saksdokumentene.

Arkivtjenesten påfører tilgangskoder og beskytter tekst som skal unntas offentligheten på saksdokumenter, så langt de kan vurdere dette.
Ved tvil om unntatt offentlighet fører arkivpersonellet tilgangskode XX på journalposten og setter dokumentstatus til M for midlertidig journalført.

Offentlighetsvurderingen foretas av den enkelte virksomhet, der rådmannen, virksomhetslederen eller den som har fått fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokument som skal unntas fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i Ephorte med lovhjemmel, samtidig som det gis korrekt tilgangskode i systemet.
Leder setter eventuell rett tilgangskode på saken/journalposten/dokumentet eller behandlingen og markerer tekst som skal unntas.

For utgående brev har saksbehandler primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte.

Føring i fagsystemene
Klientpost/pasientpost skal føres i egne postjournaler tilknyttet fagsystemene, dersom disse tilfredsstiller kravene til obligatoriske journalopplysninger Jfr. arkivloven med forskrifter § 2-13
Registreringene foretas ikke ved sentralarkivet, men på den enkelte virksomhet. Her følges rutiner for registrering i fagsystemene.

Kvalitetssikring av journalen ifb med ferdigstilling av dokumenter

Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres snarest mulig etter at et brev er ferdigstilt for utsendelse eller at et inngående brev er blitt registrert av saksbehandlere/ledere. Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres:
 at journalposten er knyttet til riktig sak
 at eventuell avskrivning er utført
 at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t. navn i tittelfelt, og at
 eventuelle tilgangskoder er riktig påført
 hvis saksbehandleren har opprettet en ny sak, må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres, samt at det faktisk var nødvendig å opprette en ny sak

Det skal også kontrolleres
At alle saksdokumenter er korrekt journalført og knyttet til rette sak i Elements
At Elements blir brukt rett slik at føringen av avsluttede saker og avskrevne dokumenter blir låst
At kvalitetssikring av arkivfunksjoner som er utført av saksbehandlere og ledere blir utført.

Viser til registreringsregler for saks- og dokumenttittel på bestemte typer saker.

Journalføring av E-post

Microsoft Outlook brukes til å sende E-post både internt og eksternt over Internett til adressater utenfor kommunens organisasjon.
E-post til Engerdal kommune skal sendes til og håndteres av det ordinære postmottak i Engerdal kommune på følgende E-postadresse:
Eks:
postmottak@engerdal.kommune.no

E-post kan også sende til hver definert bruker av Microsoft Outlook. Hver bruker har definert adresse på formen:
Eks:
fornavn.etternavn@engerdal.kommune.no

Adressen til postmottaket skal fremgå av brevark og hjemmeside på Internett

Håndtering av E-post
E-post til sentralt postmottak skal åpnes av arkivtjenesten (arkivforskriftens § 3. 2. ledd)

Arkivtjenesten åpner E-posten 2 ganger pr. dag, kl. 09.00 og kl. 14.00

Personlig adressert post videresendes direkte.
Dersom en saksbehandler mottar journalverdig post, skal denne videresendes til arkivet for journalføring. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument.

Ikke arkivverdig e-post vurderes /arkivbegrenses:
- ikke av interesse - slettes
- øvrig videresendes uten journalføring
- av interesse for organet - registreres

Arkivverdig e-post skal journalføres av arkivtjenesten før den omdeles
Arkivtjenesten må ta stilling til om meldingen, vedlegget eller begge deler skal journalføres og hva som er hoveddokumentet og evnt. vedlegg og tilknyttes dokumentregistrering i journalsystemet.

Verifisering av mottatte e- postforsendelser
Hvis det er tvil om e- postmelding kommer fra den oppgitte avsender eller at avsender ikke er entydig identifiserbar, skal det umiddelbart sendes en tilbakemelding pr. e-post til oppgitt avsender, hvor det bes om verifisering av avsender.

Arkivtjenesten må undersøke om vedlegg til e- postforsendelsen er i riktig format og lesbar.
Dersom vedlegget ikke er lesbart, må avsender varsles med informasjon om hvilke formater som kan leses.
Vedlegg virussjekkes automatisk

Kvittering for mottak av e-post
Det skal ikke benyttes automatisk kvittering for mottak av e-post.
Det er saksbehandlers ansvar å gi tilbakemelding dersom avsender krever bekreftelse på mottak av e-post (ikke det samme som frist etter Fvl - 21 dager)

Håndtering av utgående e-post
Journalverdig utgående post skal sendes som ordinær post, men kan i tillegg sendes som E-post.

Slik post skal journalføres og arkiveres i kommunens elektroniske arkivsystemet før det ekspederes. Saksbehandlerne kan selv gjøre dette for sine dokumenter.

Taushetsbelagte opplysninger
Opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt i henhold til offentlighetslovens § 5a skal ikke sendes som E-post. Unntak kan gjøres dersom personopplysningene anonymiseres, slik at det ikke er mulig å knytte opplysningene til enkeltpersoner.

E- postrutiner ved saksbehandlers fravær
Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjonen i e- postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis.

Arbeidsgivers adgang til ansattes e-post og oversikt over bruk av e- postsystemet
Lov om personopplysninger, forskrifter til denne loven, samt Datatilsynets retningslinjer regulerer adgang til ansattes e-post og andre elektroniske dokumenter.

Privat bruk av e-post
Privat bruk av e-post, jfr. retningslinjene for bruk av internett

Fordeling og saksbehandling

Dokumenter som mottas av leder/saksbehandler

Direkte overleverte saksdokumenter
Saksdokumenter som blir direkte overlevert til saksbehandler/leder må overleveres til arkivet for skanning, journalføring og fordeling før saksbehandling iverksettes.
Dette gjelder uavhengig av på hvilken måte dokumentene er kommet saksbehandler i hende (faks, e-post, direkte overlevering av papirdokument etc.).

Personlig adressert post
Personlig adressert post som viser seg å være et saksdokument skal umiddelbart overleveres til arkivet for skanning og journalføring.
Medarbeidere som mottar personlig adressert post som viser seg å være til organet, skal straks levere denne til arkivtjenesten for registrering. Denne regelen er medieuavhengig og gjelder også for telefaks og elektronisk post. Det kan inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av arkivtjenesten.
Personlig adressert e-post

Personlig adressert e- post videresendes direkte.
Dersom en saksbehandler mottar journalverdig e-post, skal denne videresendes til arkivet for journalføring. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument. Er saksbehandler i tvil, må arkivtjenesten kontaktes.

Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjonen i e- postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis.

Post som ikke er journalført
Hvis saksbehandler/leder har mottatt dokumenter som ikke er journalført (eks rundskriv, møteinnkallinger) og ser at de har et innhold eller er av en karakterer som gjør at de vil starte en saksbehandlingsprosess, skal dokumentet returneres til arkivet for skanning og journalføring.

Hastesaker
Inngående saksdokumenter skal journalføres før saksbehandling starter.
Viser til Arkivlova med forskrifter § 3-5
”Saksdokument skal registrerast i journalen før dei går til saksbehandling. Dette gjeld også for hastesaker, sjølv om desse kan vere underlagt særskilde behandlingsprosedyrar”
Dokumentene må leveres arkivtjenesten for journalføring før saksbehandling starter.

Journalførte saksdokumenter
Alle plikter å kontrollere at saksdokumentet er registrert i riktig sak. Hvis dokumenter skal flyttes eller kopieres til en annen sak, skal arkivet kontaktes og de sørger da for å flytte/kopiere dokumentet over til riktig sak.
Ved unntatt offentlighetssaker skal det kontrolleres at riktig tilgangskode er påført , samt hvilken tekst og felt som skal skjermes.
Hvis saker overflyttes til en annen saksbehandler, skal arkivet underrettes slik at registrering i journalen blir korrekt.

Framhenting og offentlighetsvurdering av journalposter som er midlertig journalført
Leder søker frem daglig alle journalposter som er midlertidig journalført og foretar offentlighetsvurdering.
XX fjernes og statuskode settes på journalposten. Det skal påføres riktig unntatt off.paragraf hvis dokumentet skal unndras offentlighet. Journalstatus settes til S for ajourtført av saksbehandler/leder.

Fordeling / omfordeling av saksdokumenter

Fordeling
Virksomhetsleder plikter å utføre søket ”Ufordelte journalposter” daglig.
De vil da få frem alle saksdokumenter som tilhører egen administrativ virksomhet som ikke er fordelt til saksbehandler.

Omfordeling
Ved registreringen av innkommende dokumenter kan arkivtjenesten fordele direkte til saksbehandler hvis denne er kjent. Hvis ikke, fordeles dokumentet til virksomhetsleder.

Virksomhetsleder fordeler ufordelte journalposter i egen virksomhet.
Virksomhetsleder kan også omfordele sine egne mottatte journalposter , dvs. registrere ny saksbehandler på journalført post.
Søket ”Mottatte journalposter” skal da utføres.
Ved påført feil virksomhetsområde skal arkivet kontaktes for omfordeling.
Hvis journalposten er påført feil saksbehandler skal virksomhetsleder kontaktes for omfordeling.

Vurdering av offentlighet
Leder/saksbehandler har plikt til å kontrollere tilgangskode og anvendt hjemmel som er påført journalførte dokumenter.

Avskrive / besvare restanser
Alle brukere har ansvar for og skal følge opp saksdokumenter med restanse ved å utføre søket ”Mine restanser” daglig. En restanse er et mottatt saksdokument som ikke er endeling avskrevet / besvart.

 
Følgende avskrivningsmåter kan benyttes:
Måte Anvendelse
TE Saksdokumentet avskrives direkte ved å ta innholdet til etterretning
TO Saksdokumentet avskrives direkte ved å ta innholdet til orientering
TLF Saksdokumentet avskrives direkte ved å registrere at svar er avgitt pr. telefon.
*** Saksdokumentet er gitt et foreløpig svar. Saksdokumentet vil fremdeles fremkomme som en restanse.
NN Mottatt notat avskrives av et nytt notat. Denne avskrivningsmåten forutsetter av ”Svar på” funksjonen i Ephorte benyttes.
BU Saksdokumentet avskrives av et nytt utgående brev. Denne avskrivningsmåten forutsetter av ”Svar på” funksjonen i Ephorte benyttes.
Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning.

Oppretting av ny sak
Det skal ikke opprettes en ny sak for å besvare et mottatt saksdokument.
Unntak : hvis dokumentet danner avslutning av en eksisterende sak og dokumentets innhold tilsier at det startes et nytt saksforløp. F. eks. hvis kommunestyret ber om at igangsettes utredning av en ny kommunal barnehage i forbindelse med en sak som i utgangspunktet omhandlet behandling av årsmelding for barnehagesektoren.
Nye saker skal kun opprettes i de tilfeller hvor saksbehandler selv tar initiativet til å starte et saksforløp. Saken får da statusen ”Reservert” med statuskode R.

Oppretting av nytt saksdokument
Saksdokumenter som er / skal journalføres kalles en journalpost. Det er anledning til å opprette følgende type journalposter:
Type Anvendelse
I Inngående dokument
Brukes normalt kun av arkivpersonell som har ansvar for å registrere saksdokumenter som er mottatt fra andre virksomheter eller privatpersoner.
U Utgående saksdokument
Skal benyttes hvor hovedmottaker er en ekstern virksomhet eller oppretting av delegert behandling.
N Notat med oppfølging
Skal benyttes i de tilfeller hvor hovedmottaker tilhører en virksomhet som benytter Elements.
Denne dokumenttypen skal kun benyttes i de tilfeller hvor du ønsker at mottaker skal tildeles et oppfølgingsansvar (dvs. mottaker må avskrive notatet).
X Notat uten oppfølging
Kan benyttes i de tilfeller hvor hovedmottaker tilhører en virksomhet som benytter Elements.
Denne dokumenttypen skal benyttes når du ikke ønsker at mottaker skal ha et aktivt oppfølgningsansvar .
S Saksframlegg
Skal benyttes når en skal skrive et saksfremlegg (med utredning og innstilling) til et utvalg.

Baseinterne dokumenter:
Dokumenter opprettet i NOARK-basen og som sendes mellom virksomheter i samme database.
Organinterne dokumenter:
Viser til Arkivloven med forskrifter § 2-6
”Organinterne dokumenter registrer organet i journalen så langt organet finn det tenleg” . Når disse er ført vil offentlighetsloven tre i kraft.
Offentlighetsloven § 5 – Unntak for interne dokumenter ; viser hvilke interne dokumenter som kan unntas fra offentligheten.

Journalføring og ekspedering av utgående brev og interne notat
Alle utgående brev og andre saksdokumenter som er produserte internt, skal journalføres i Elements.

Saksbehandler har primæransvaret for å journalføre utgående brev og interne notat, utredninger og framlegg til vedtak og samtidig avskrive inngående brev som er besvart.

Saksbehandleren har også ansvaret for å melde fra til arkivtjenesten når egne saker skal avsluttes.

Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes med faks eller som e-post, med mindre det benyttes kryptering.

Journalverdig utgående post skal sendes som ordinær post, men kan i tillegg sendes som E-post.

Hvis et saksdokument inneholder informasjon som er unntatt offentlighet, plikter saksbehandler å registrere tilgangskode og hjemmel på dokumentet ved oppretting.

Saksframlegg
Saksframlegg til politiske utvalg skal opprettes som en ny journalpost med dokumenttype S. Alle saksframlegg skal være offentlige. Hvis det er noe i saksframlegget som må unndras offenlig skal dette skrives inn i et eget dokument ved å velge ny Journalpost med dokumenttype X.
Saksbehandler skal avklare hvilke utvalg som saksfremlegget skal fremmes for i samråd med virksomhetslederleder.
Saksbehandler plikter å registrere parter i saken.
Saksbehandler registrer eventuelle kopimottakere.
Når saksfremlegget er ferdig skrevet skal utredning og innstilling videre til virksomhetsleder eller kommunedirektør for kontroll og godkjenning.
Hvis saksframlegget skal kontrolleres av virksomhetsleder settes behandlingsstatus til statuskode SU og journalstatus til R.
Virksomhetsleder søker frem alle saker med behandlingsstatus SU og journalstatus R. Ved kontroll ok settes behandlingsstatus til RE og journalstatus G for til godkjenning.
Hvis saksframlegget skal direkte til rådmann for godkjenning settes behandlingsstatus til RE og journalstatus til G for til godkjenning.
Kommunedirektør søker frem alle saker med behandlingsstatus RE og journalstatus G til godkjenning og setter behandlingsstatus KL og journalstatus F.
Vedlegg som ikke er elektronisk arkivert må hentes i støttearkivet.
Ønsker en at vedtaket blir beskyttet ved generering av offentlig møteprotokoll legges tilgangskode på behandlingen i et saksframlegg.
Ved å sette tilgangskode på journalpost opprettet som S dokument ønsker en å unnta hele dokumentet fra offentlig møteinnkalling.

 
Delegerte saker
Det vises til vedtatt delegasjonsreglementet
Delegerte saker opprettes med dokumenttype U. Saksbehandler registrerer opplysninger i behandlingsbildet med sakstype DS og utvalgets navn.
Behandlingsstatus settes til KL hvis saken skal refereres. Utvalgssekretæren får da et signal om at vedtaket kan refereres for politisk utvalg.
Saksbehandler registrerer eventuelle kopimottakere.
Saksbehandler sender ut dokumentet og setter status E for ekspedert .
Saksbehandler sender kopi av brevet til kopimottakerne.

Ekspedisjon / ferdigstilling av saksdokumenter
Alle brukere plikter å følge og ferdigstille saksdokumenter som er under utarbeidelse ved å utføre søket ” Mine konsepter”. Disse har status R.
Dokumentene vurderes og eventuelt ferdigstilles. Status endres da til F for ferdig.
(saksfremlegg – se eget avsnitt; saksfremlegg)
Saksdokumenter som er ferdigstilt skal skrives ut og underskrives av saksbehandler før ekspedering. Hvis saksdokumenter ekspederes med e-post eller faks, skal originaldokument med underskrift ettersendes til mottaker.
Brev med original underskrift ekspederes av saksbehandler.
Status for journalposten skal settes til E – Ekspedert. Dette innebærer at en gir klarsignal til arkivet om at dokumentet kan journalføres.
Ved ekspedering via fax og e-post skal saksdokumentet ettersendes.

Avslutning av saker
Saker skal markeres som avsluttet når en ikke regner med at det vil være behov for å registrere nye saksdokumenter i saken. I denne forbindelse registrerer saksbehandler Avslutt i merknadsfeltet på saksmappa.
Arkivtjenesten søker frem saker med Avslutt i merknadsfeltet og setter status A for avslutt etter konvertering til PDF-format.
En må være oppmerksom på at saker kan gjenåpnes av arkivet ved behov.

Oppfølgingskontroll

Daglig oppfølgingskontroll for arkivpersonell
• Arkivpersonellet søker frem alle journalposter med status F for endelig journalføring. Dokumentstatus settes til J for journalført.
• Arkivpersonellet søker frem alle inngående journalposter med status S for endelig journalføring eller for kontroll av offentlighetsvurderte journalposter. Kontroller tilgangskode som er benyttet.Dokumentstatus settes så til J for journalført.
• Arkivpersonellet søker frem alle saker med status Reservert sak for å sette disse til status ”Under behandling”.
• Arkivpersonellet søker frem alle journalposter med status E for ekspedert av saksbehandler, for journalføring.
• Arkivpersonellet søker frem alle saker med Avslutt i merknadsfeltet for avslutning av saksmapper.
Det settes status ”Avslutt sak” når alle dokumenter er konvertert til PDF (arkiv) format og restanser er avkvittert.
Alle brukere av Ephorte skal utføre søket ”Mottatte journalposter” daglig.

Oppfølgingskontroll for saksbehandlere
• OBS-kontroll utføres ved å utføre søket ”Oppfølging av saker” som viser alle saker hvor OBS-dato er overskredet eller overskrides de neste 14 dagene.
• Saksbehandlere skal daglig søke frem ”Mottatte journalposter”
• Saksbehandlere skal daglig søke frem ”Mine restanser”
• Saksbehandlere skal daglig søke frem ”Forfallsliste”

Oppfølgingskontroll for ledere
• OBS-kontroll utføres ved å utføre søket ”Oppfølging av saker” som viser alle saker hvor OBS-dato er overskredet eller overskrides de neste 14 dagene.
• Virksomhetsledere skal daglig søke frem ”Mottatte journalposter”
• Virksomhetsledere skal daglig søke frem ”Mine restanser”
• Virksomhetsledere skal daglig søke frem ”Forfallsliste”
• Virksomhetsledere søker daglig frem alle journalposter som er midlertidig journalført og offentlighetsvurderer disse postene. Tilgangskode XX fjernes og statuskode settes til S for ferdig vurdert.
 Søkets navn: ” Til offentlighetsvurdering”
• Virksomhetsleder søker frem alle saker med behandling SU og journalstatus F. Ved kontroll ok settes behandlingsstatus til RE og journalstatus G for til godkjenning.
Søkets navn”Til godkjenning hos leder”
• Rådmannen søker frem alle saker med behandlingsstatus RE og journalstatus G til godkjenning og setter behandlingsstatus KL og journalstatus F.
 Søkets navn”For endelig godkjenning”

Restansekontroll
Alle skal utøve restansekontroll ved daglig å utføre søket ”Mine restanser”
I tillegg skal arkivet skrive ut og fordele restanselister fire ganger i året
 jfr. Arkivloven med forskrifter § 3-7 Oppfølging av saksbehandlinga
Restanselisten skives ut i starten av januar, april, juli og oktober.
Før en ansatt slutter plikter denne å kjøre ut sine restanser og informere virksomhetsleder om ubesvarte saksdokumenter.

Arkivtjenesten kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister.

Forfallskontroll
Alle har ansvar for å registrere og følge opp eventuell forfallsdato som er angitt av avsender på mottatte dokumenter. Hvis forfallsdato fremgår klart av dokumentet, skal dato registreres av arkivet. (For eksempel høringsdokumenter, stillingssøknader).
Saksbehandlere og virksomhetsledere kan selv registrere forfallsdato for å lette oppfølging av behandlingsfrister. Alle plikter selv å utføre søket ”Forfallsliste” som viser alle mottatte journalposter, hvor behandlingsfrist er utløpt eller kommer til å utløpe kommende 14 dager.

OBS – kontroll
Alle har ansvar for å registrere og følge opp saker som er påført en OBS-dato.
OBS-dato kan benyttes når en ønsker at saken skal fremhentes.
OBS-kontroll utføres ved å utføre søket ”Oppfølging av saker” som viser alle saker hvor OBS-dato er overskredet eller overskrides de neste 14 dagene.