I arkivforskriften, § 2-11, blir det fastsatt at det skal benyttes godkjent lagringsmedium til arkivmateriale som skal bevares for ettertiden. Det er gitt bestemmelser for ulike lagringsmedia i §§ 2-12 – 2-15.

I kommunen skal alle saksdokument og andre arkivdokument som ikke skal lagres elektronisk skrives ut på papir som oppfyller internasjonal standard for permanent papir (ISO 9706).

I arkivforskriften §§ 2-13 – 2-14 er det fastsatt at elektroniske arkiver skal oppbevares på lagringsmedia som er godkjent av Riksarkivaren, og at man bruker systemer og rutiner som sikrer autentisiteten og integriteten til materialet.

Aktivt elektronisk arkiv blir lagret på harddisker, og det skal daglig lages sikkerhetskopier på elektronisk lagringsmedium (f.eks. magnetbånd). Disse skal oppbevares fysisk atskilt fra de operative lagringsenhetene (jf. arkivforskriften § 2-10).

Elektronisk arkiv skal kopieres over på nye lagringsenheter når levetiden til mediet eller overgang til nye format krever det.

Ved avlevering til depot skal kommunen bruke lagringsmedium som er godkjent av Riksarkivaren, for tiden CD-R (74 minutt).

Arkivforskriften krever at arkivplanen skal inneholde dokumentasjon av edb-baserte arkivsystemer, jf. §§ 2-5 og 2-14.

Saksdokumenter i elektroniske arkiv skal lagres i godkjente arkivformat, dersom de ikke blir skrevet ut på papir. Godkjente arkivformat er for tiden (jfr. Aksepterte formater for elektroniske dokumenter i "Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket"):

·Ren tekst - ISO 8859-1: 1998, Latin-1

·TIFF – Tag Image File Format, alternativt som: 1) TIFF, versjon 6 (Aldus/Adobe, 1992), baseline, som "multiple page" eller "single page", eller: 2) ISO-versjonen TIFF/IT – ISO 12639: 1998.

·SGML – ISO 8879: 1986: Standard Generalized Markup Language, herunder subsetformatene HTML og XML

·PDF – Portable Document Format.

I Ephorte kan alle disse fire arkivformatene benyttes.

Elektroniske journalsystemer, databaser og fagsystemer skal ha eksportfunksjoner som sikrer at de kan avleveres til arkivdepot i samsvar med forskrifter fastsatt av Riksarkivaren.