Skanning av saksdokumenter
Saksdokumenter som er mottatt på papir skannes for å gi alle brukere samtidig tilgang til informasjon.
I Ephorte skannes og lagres dokumenter med vedlegg. Dette gjør at saksdokumenter umiddelbart arkiveres og sjekkes inn i Ephortes elektroniske dokumentarkiv.
Plasser skillearkene i dokumentbunken som skal skannes. Det er eget skilleark som skal plasseres mellom hoveddokument og vedlegg
Søk frem og stå i saken dokumentet skal skannes til
Velg Verktøy | Skanning | Bunkeskanning
Legg papirbunken i skanneren og trykk Ok
Kvitter med Ok når skanningen er utført
Tittelen for hoveddokumenter er sammensatt av dato og klokkeslett for innskanning, frasen "Innskannet dokument" og en fortløpende teller.
Tittel på vedlegg er sammensatt av dato og klokkeslett for innskanning, frasen "Innskannet dokument, vedlegg" og en fortløpende teller som samsvarer med hoveddokumentet som vedlegget tilhører.
Neste trinn er å registrere opplysninger som skal danne grunnlag for selve journalføringen av de skannede dokumentene.

Kontroller følgende:
- at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
- at alle sider er kommet med på hvert dokument
- at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte
opplysninger

Papirdokumenter som er av et format som gjør at det ikke er hensiktsmessig å skanne, kan fordeles direkte til ansvarlig saksbehandler. Disse dokumentene skal påføres referanse der de skal arkiveres (støttearkiv)

Regler for kassasjon
I en overgangsperiode 6 måneder gjelder følgende regel: Mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk oppbevares forsvarlig i et spesialrom for arkiv, sortert kronologisk etter journalføringsdato, som en sikkerhet inntil systemet har vist seg å fungere. Hvis systemet har vist seg å fungere i denne perioden, skal disse dokumentene makuleres. Samme prosedyre for oppbevaring gjelder også for utgående brev i den aktuelle overgangsperioden.

Følgende regel gjelder etter overgangsperioden, når systemet har vist seg å fungere: Hver første mandag i måneden, etter at arkivtjenesten har fått beskjed at umånedsbackup’en var vellykket, smakuleres dokumentene i kommunens makuleringsmaskin..